CRM на службе у рекрутера

02 Октября 2008 Дмитрий Клим (Управление персоналом-Украина № 09 (180), 2008)

УП: Каким образом проходило внедрение ПО?

ДК: Изначально наши требования к программе были минимальными, поэтому подготовка первич­ного технического задания (далее - ТЗ) включала стандартные для CRM блоки: компании, контакты, проекты. На это ушло три-четыре месяца, пример­но столько же программа писалась, потом был пе­риод имплиментации. Со временем мы добавили и другие блоки - органайзер, отчеты, аналитика.

Внедряя один блок, мы одновременно готовили ТЗ для следующего. Модернизация уже существующих блоков происходит постоянно, ведь как бы вы велико­лепно ни знали рекрутинг или программирование, ТЗ можно прописать в лучшем случае на половину. Оставшуюся часть приходится дорабатывать по ходу, поэтому работа над ним ведется и по сей день: посто­янно выявляются новые потребности, а значит, появ­ляются новые опции, что-то меняется, совершенствуется и т.д.

УП: По какому принципу работает новый софт?

ДК: CRM-система позволяет управлять проектом непосредственно. Процесс поиска и отбора техничес­ки разбит на несколько этапов, каждый из которых со­стоит из определенных действий. Система не позволяет перейти на следующий этап до тех пор, пока не будет пройден предыдущий. Это приучает рек­рутеров (особенно новичков) к определенной после­довательности действий, не дает «свернуть с пути праведного». Открыв профиль любого из сотрудни­ков, можно видеть, чем он занят в данный момент, его рабочие планы и задания, выполненные им ранее. Это позволяет понять, насколько загружен каждый из кол­лег, при этом не отвлекая его от работы. Выбирая пункт меню «Компании», мы входим в базу данных, в которой перечислены компании, их контакты, исто­рия наших с ними отношений. В «Контактах» можно найти резюме любого из соискателей, с которым ког­да-либо имел дело сотрудник Action Group, а так же все действия, связанные с ним.

УП: Что изменилось с внедрением системы?

ДК: Теперь каждый сотрудник агентства знает, что вся информация хранится в общей базе данных и что в другом месте ее быть не может. Выработал­ся очень простой алгоритм, по которому происхо­дит внесение и поиск данных. Поэтому независимо оттого, по каким вакансиям идет поиск и кто с ними работает, любой сотрудник может воспользоваться информацией, ранее наработанной коллегами. Это по-настоящему удобно.

Еще одно преимущество - это отчетность. Обыч­но она рассматривается как кнут, но для нас это инструмент управления эффективностью: например, если я вижу, что проект по каким-то причинам бук­сует, на основании определенных показателей я мо­гу сделать вывод о причине. Информации, которая отображается в отчете, автоматически помогает консультанту корректировать свою работу и рас­ставлять приоритеты, таким образом, повышается скорость и эффективность работы.

Кроме данных для внутреннего использования, система позволяет формировать отчет для клиента, который, как правило, содержит long list, short list, stop list и резюме кандидатов. Теперь, чтобы предо­ставить клиенту отчет, рекрутеру не нужно тратить время на его формирование. Достаточно кликнуть на кнопку - и нужный отчет будет сформирован в считанные секунды. Сотрудники очень быстро нача­ли осознавать преимущество системы - в первый же день несколько наших проектов были перенесе­ны в CRM. Даже те, кто изначально был против но­вовведения, быстро пришел к тому, что система призвана облегчить работу рекрутера.

УП: Что нужно учитывать тем, кто только за­думывается об автоматизации процессов под­бора?

ДК:'Всем, перед кем станет вопрос о внедре­нии какого-либо из аналогичных софтов, я бы по­рекомендовал обратить внимание на три аспекта. Во-первых, помните, что ПО - это лишь оболочка, которая без информации ничего не стоит. А дан­ные в нее вносят сотрудники. Это важный этап. В зависимости от того, как вы преподнесете новов­ведение, сотрудники либо примут его и начнут ра­боту с ПО, либо будут противостоять изменениям. Приведу пример. Предположим, аналогичную сис­тему внедряет рекрутинговое агенство, часть ин­формации которого находилась в бумажном виде, а часть - в электронном. Первое, с чего начинает­ся внедрение - это перенесение базы данных в единую систему. И поручается этот процесс со­трудникам помимо их основных обязанностей. Но у персонала нет мотивации к подобным действи­ям - им все равно: использовать информацию в бумажном виде, в виде документа MS Word или пе­реносить все данные в единое место; главное, что информация доступна. Что же делать? Ответ очень прост - взять на момент имплементации ПО опре­деленное количество фрилансеров, единственной задачей которых будет перенесение информации в единую базу данных. Это потребует дополни­тельных инвестиций: сумму просчитать несложно. Допустим, в базе данных было 10 тыс. резюме, за день оператор ПК может занести с бумажных но­сителей в базу данные 15 кандидатов. Это обеспе­чит одного человека занятостью на 666 дней. Если к проекту привлечь 10 фрилансеров, они будут ра­ботать два месяца. Каждому из них нужно будет ежемесячно выплачивать по $ 500. Выходит, чтобы лишь перенести резюме в базу данных, необходи­мо затратить $ 10 тыс. (при том, что условная ба­за данных всего 10тыс. резюме).Конечно, можно пойти и другим, экстенсивным, путем, который выбирают большинство компаний -как один из примеров, этой работой занимаются штатные сотрудники компании, которые выполняют ее помимо своих основных обязанностей. Но это приведет к тому, что у людей появится стойкое от­вращение к ПО и максимальное саботирование его.

Второй аспект, на который нужно обратить осо­бое внимание, касается ситуации, аналогичной на­шей - когда софт разрабатывается (или адаптируется и дорабатывается) под конкретную компанию. Нуж­но понимать, что за каждую «кнопочку» придется пла­тить. В украинских же компаниях часто бывает, что руководитель собирает все мнения коллектива отно­сительно нужных «умений» ПО, он получает шквал предложений, но большинство из них относится к разряду желаемого, а не необходимого. В результа­те в разработку вкладывается внушительная сумма, возникает шикарная программа с огромнейшим на­бором возможностей, но это лишь оболочка, каждую «клеточку» которой нужно будет заполнять самосто­ятельно, что будет отнимать у сотрудников дополни­тельное время.

Обратите внимание: мы начали работу над соф­том шесть лет назад, но он совершенствуется и сей­час. Что же будет, если пытаться сделать все за раз? Изначально мы не требовали от системы никаких уни­кальных опций, поэтому работать в ней было неслож­но. Те же, кто пробует «объять необъятное» сразу, рискует попасть в ситуацию, при которой сотрудни­ки, заказавшие множество ненужных на самом-то де­ле функций, оказались под прессингом руководства, мол: «Хотели - берите теперь, пользуйтесь!» - а овла­деть программой сразу не так-то просто, это будет вызывать недовольство сотрудников и может стать причиной бунта против системы.

Третий момент - обучение пользованию. Да, все провайдеры говорят: «У нас есть техническая под­держка». Но человек не может знать то, чего он не знает. Что проку в такой технической поддержке, ес­ли сотрудники не знают о возможностях софта? Да­вайте обсуждать вкус устриц с теми, кто их ел... Даже курсы по тому же MS Office длятся две-три недели. При этом носителей знаний этих программ очень много, и новичок может получить консультацию по данному продукту практически у любого коллеги. Как же у нас обычно происходит имплементация новой программы? Устанавливается софт, как пользовать­ся которым никто не знает. Зачастую этого до конца не знает даже руководитель, который был модера­тором проекта, - что уж говорить об обычных сотруд­никах. Я ни разу не встречал разработчика, который бы не только предлагал ПО, но и ставил условие - сдача экзамена на умение работать с софтом. Таким образом, этот вопрос является третьим ключевым в нелегком деле автоматизации процесса поиска и подбора персонала. Если же все вышеизложенное не отпугнуло, я искренне желаю вам найти (создать), самое удобное ПО для не простой, но очень интерес­ной работы - рекрутинга.